健診管理システム、乗り換える前に確かめたい5つのこと

目次

• 🔍 1.「健診管理」で終わらせず、受診完了まで追えるか
• ⚖️ 2. データの移行にかかる手間や負担はどの程度か
• ✍️ 3. どの健診機関の結果も、手入力なしで取り込めるか
• 💰 4. 数年使い続けたときの総額はいくらか
• 👥 5. 従業員が使い続けられるシステムになっているか
• ✅ 乗り換えをスムーズに進める5つのステップ
• 🎁【無料ダウンロード】健診管理システム選定チェックリスト（比較表テンプレート付き）

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🔍 1.「健診管理」で終わらせず、受診完了まで追えるか

健診管理システムの役割は、健診結果を保管することだけではありません。大切なのは、二次健診が必要な従業員を、実際の受診につなげることです。

受診勧奨の機能があっても、自社の運用に合わないと、受診の完了までは追いきれません。たとえば、勧奨メールが会社のメールアドレスにしか送れず、工場や店舗で働く従業員には届かない。二次健診の結果が紙で戻ってきて、受診したかの確認は結局手作業になる。こうした隙間が、Excelでの管理を残してしまいます。

「対象者の抽出基準が固定されており、自社の産業医が決めた基準で対象者を選べない」、というケースもあります。対象者が数百人を超える規模になると、こうした手作業だけで担当者の時間が大きく取られますので、注意しておきましょう。

チェックリスト

• 二次健診の対象者を、自社の産業医が決めた基準で抽出できるか
• 会社のメールアドレスがない従業員にも、勧奨を届けられるか
• 紙で戻ってきた結果も含めて記録し、受診完了までを追えるか
• 産業医・保健師による就業判定の流れ（判定、承認、記録）に合わせられるか

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⚖️ 2. データの移行にかかる手間や負担はどの程度か

乗り換えで多くの方が不安に感じるのが「データ移行」です。移行にかかる作業はベンダーによって大きく異なっており、過去の健診データを形式を問わず受け入れる場合もあれば、形式に一定の制限がある場合もあります。また、ベンダーの対応方針によって、データの整形から取り込みまで代行してくれる場合もあれば、自社でデータを整える必要がある場合もあります。

候補を比べるときの大事な判断材料となりますので、比較の段階で、移行の進め方まで具体的に確認しておきましょう。

チェックリスト

• 今のシステムに対応しているデータ形式でエクスポート・インポートできるか
• 移行作業をどこまで代行してもらえるか（データの整形、取り込み、確認など）
• 移行にかかる期間や費用はどの程度か
  

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✍️ 3. どの健診機関の結果も、手入力なしで取り込めるか

拠点が多い企業ほど、利用する健診機関も多くなります。健診機関によって結果データの形式はばらばらで、紙やPDFで届くこともあります。システムが一部の形式にしか対応していないと、残りは担当者が手で入力し続けることになります。

特に見落とされやすいのが、少数の従業員だけが受診する遠方の健診機関や、個人で受診した人の結果です。件数は少なくても、入力の手間と入力ミスのリスクは毎年発生します。

チェックリスト

• 形式の異なる結果データを加工せずに取り込めるか
• 紙やPDFで届く結果をデータ化する方法（読み取り機能、入力代行など）

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💰 4. 数年使い続けたときの総額はいくらか

月額の料金だけで比べると、後から費用が積み上がることがあります。従業員向けアプリやストレスチェックがオプション扱いだったり、従業員が増えるたびに料金が上がったり。健診機関とのデータ連携に、別途費用が発生する場合もあります。

乗り換えの場合は、データ移行の費用や、新旧のシステムを並行して動かす期間の費用も加わります。比べるべきは月額ではなく、数年間使い続けたときの総額を確認するようにしましょう。

チェックリスト

• 月額の料金に含まれる機能と、オプションになる機能の範囲
• 従業員数が増えたとき、料金がどう変わるか
• 健診機関とのデータ連携や、データ移行に別途費用がかかるかどうか

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👥 5. 従業員が使い続けられるシステムになっているか

従業員が自分の健診結果をスマホで見られる機能があっても、使われなければ意味がありません。ログインの手順が複雑だったり、画面が見づらかったりすると、従業員は一度インストールしたきりになってしまいがちです。

従業員にとってシステムが使いづらく、使われないままになってしまうと、結果の通知や同意の取得なども結局紙やメールで別に行うことになってしまいます。せっかくのシステムが、担当者だけが使う「保管庫」になってしまわないよう、従業員側のUIや各種操作性についても確認しておきましょう。

チェックリスト

• 従業員がスマホから、迷わず自分の結果を見られるか（デモで実際に触って確認してみましょう）
• ログインの方法が、自社の環境に合っているか（社用スマホの有無、シングルサインオンなど）
• 歩数や睡眠などの日々のデータも記録でき、健康づくりに使い続けたくなる仕組みがあるか

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✅ 乗り換えをスムーズに進める5つのステップ

乗り換えは、契約更新の時期から逆算して進めるのが基本です。比較、デモ、稟議、移行準備まで含めると、思った以上に時間がかかります。更新の数か月前には動き出しておくと安心です。

1. 今できていることと、課題を棚卸しする：今のシステムで問題なくできていることと、上の5つのポイントのうち今のシステムで気になっていることを、両方書き出します。できていることは、次のシステムでも必ず満たすべき条件になります。このときに産業医や保健師にもヒアリングを済ませておくと、見落としが減ります。
2. 現行の契約内容を確認する：解約の通知期限と契約期間を、社内の契約書で確認しておきます。乗り換えの時期を決めるうえで欠かせない情報です。
3. 候補を2〜3社に絞り、同じ項目で比べる：各社の資料を見比べるのではなく、自社の項目に沿って比べます。現行システムも同じ表に並べると、乗り換える価値が見えやすくなります。
4. 自社のデータに近い条件でデモを受ける：拠点数や健診機関の数、二次健診の流れなど、実際の運用に近い条件で画面を見せてもらいます。
5. 移行の段取りを決めてから稟議に出す：移行の担当者や費用、新旧システムを並行して動かす期間まで決めておくと、社内の承認が通りやすくなります。

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「受診完了まで追う」ための具体的な方法については、以下の記事でもご紹介しています

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  ハイリスク者の抽出、二次健診の受診勧奨、受診結果の把握。この記事のポイント1で取り上げた「受診完了まで追う」ための具体的な方法を、500社への調査をもとにご紹介しています。